Правила регистрации, допуска и очного участия на мероприятиях

Настоящие Правила определяют порядок регистрации и подтверждения участия, допуска и поведения участников, организационные условия мероприятий, проводимых при поддержке Общества с ограниченной ответственностью «Лаборатории Тантор» (ИНН: 9701183207, адрес: 127254, г. Москва, проезд Огородный, 16/1 / стр. 5, пом. 610, далее — Компания). Данные Правила используются Компанией как обязательный внутренний и внешний регламент проведения мероприятия и доводятся до сведения участников до завершения регистрации через акцепт в форме обратной связи при оформлении заявки на мероприятие.


1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила обязательны для всех лиц, претендующих на очное участие в мероприятии, а также для лиц, фактически находящихся на территории площадки проведения мероприятия.
1.2. Направление заявки на участие, подтверждение участия, прибытие на площадку, прохождение регистрации и нахождение на территории проведения мероприятия означают ознакомление участника с настоящими Правилами и согласие соблюдать их в полном объеме.
1.3. Компания вправе устанавливать специальные процедуры допуска, идентификации и контроля доступа в целях обеспечения безопасности, соблюдения вместимости площадки, поддержания порядка и надлежащей организации мероприятия.
1.4. Настоящие Правила применяются вместе с иными документами Компании и организаторов, регулирующими участие в мероприятии, включая правила очного участия, правила поведения на площадке, положения по обработке персональных данных и иные документы, если ссылка на них размещена в форме регистрации, на сайте мероприятия или в направляемых участнику сообщениях, а также на стендах в местах очного проведения мероприятий.

2. Статус участника и условия очного участия
2.1. Очное участие возможно только при одновременном соблюдении следующих условий:
- подача регистрационной заявки через официальный канал регистрации;
- заявка обработана Компанией и организатором;
- участнику направлено приглашение или иное подтверждение участия;
- участник включен в итоговый список допуска на площадку;
- участник прошел идентификацию личности на входе.
2.2. Само по себе заполнение формы регистрации не означает автоматического возникновения права на проход на площадку. Право очного участия возникает только после подтверждения со стороны Компании/организатора и включения участника в список допущенных.
2.3. Организатор вправе отказать в очном участии либо изменить формат участия на онлайн в случае ограниченности мест, организационной необходимости, несоответствия профилю мероприятия, выявления недостоверных данных в заявке либо по иным основаниям, связанным с обеспечением надлежащего проведения мероприятия и безопасностью.
2.4. Организатор самостоятельно определяет критерии очного допуска и не обязан сопровождать решение о подтверждении, отказе либо изменении формата участия индивидуальными комментариями. Такое правило необходимо для единообразного и управляемого администрирования доступа на мероприятие.

3. Порядок регистрации до дня мероприятия
3.1. Регистрация на сайте мероприятия, как правило, прекращается накануне дня его проведения в 20:00 по Московскому времени.
3.2. После завершения регистрации Компания совместно с организатором формирует финальные списки участников, допущенных к очному посещению, и передает их сотрудникам зоны регистрации, ресепшн, службе контроля доступа и, при необходимости, охране.
3.3. После момента закрытия регистрации подача новых заявок на очное участие, изменение основных идентификационных данных участника и включение новых лиц в списки допуска не гарантируются и, как правило, не осуществляются.
3.4. Участнику рекомендуется указывать при регистрации личный адрес электронной почты. Организатор предупреждает, что доставка сообщений на корпоративные адреса может быть ограничена внутренними настройками компаний, почтовыми шлюзами, антиспам-фильтрами или иными техническими средствами.
3.5. Риск неполучения письма вследствие указания недоступного, ошибочного, переполненного либо корпоративного адреса электронной почты несет участник. При этом организатор вправе считать обязательства по направлению уведомления исполненными с момента отправки сообщения на адрес, указанный при регистрации.

4. Информирование участника при регистрации
4.1. До завершения оформления заявки участнику должно быть представлено информационное сообщение, содержащее существенные условия очного участия.
4.2. Такое сообщение должно, как минимум, содержать следующие положения:
- мероприятие проводится исключительно для лиц, использующих и\или изучающих ИТ продукты;
- участник обязан иметь при себе документ, удостоверяющий личность, либо подтверждение личности через сервис Госуслуги, если такой способ допускается организатором на площадке;
- участник обязан предъявить на входе приглашение, полученное по электронной почте;
- скриншоты приглашений, фотографии писем, изображения отдельных фрагментов сообщения и иные непроверяемые копии не признаются надлежащим подтверждением приглашения;
- регистрация участников на площадке завершается в 14:00, после чего проход новых участников прекращается;
- ввиду ограничений по количеству мест организатор вправе изменить формат участия на онлайн без объяснения причин.

5. Документы и идентификация личности
5.1. Доступ на площадку предоставляется только после проверки личности участника и сверки данных с финальным списком допуска.
5.2. Для прохождения очной регистрации участник обязан предъявить:
- документ, удостоверяющий личность, как правило паспорт;
- либо иной документ или цифровой способ подтверждения личности, прямо допускаемый организатором;
- приглашение на мероприятие, полученное по адресу электронной почты, указанному при регистрации.
5.3. Организатор, сотрудники регистрации, ресепшн, службы контроля доступа и привлеченная охрана вправе сверять фамилию, имя и иные идентификационные данные участника с данными, содержащимися в списках допуска.
5.4. Если лицо не включено в список допуска, не может подтвердить личность, предъявляет документ с явно несоответствующими данными либо не может подтвердить наличие приглашения в установленном порядке, доступ на площадку не предоставляется.
5.5. Скриншоты приглашений, отдельные изображения писем, перепечатанный текст письма, сообщения из мессенджеров и иные заменители оригинального письма не принимаются Компанией в качестве достаточного подтверждения права на участие, если иное прямо не разрешено организатором заранее.

6. Порядок допуска на площадку
6.1. На входе и в зоне регистрации могут применяться меры визуального и фактического контроля допуска, включая присутствие охраны, проверку документов, сверку по спискам, проверку наличия бейджа.
6.2. Лица, отсутствующие в списках допуска, на площадку не допускаются независимо от заявлений о ранее поданной регистрации, устных подтверждений, переписки с третьими лицами или иных обстоятельств, не подтвержденных организатором в списках регистрации.
6.3. Организатор вправе выделять отдельные потоки прохода, отдельные стойки регистрации, зоны ожидания и иные элементы маршрута участников для ускорения проверки и поддержания порядка.
6.4. Участник обязан выполнять законные требования сотрудников регистрации, ресепшн, охраны, администраторов и иных представителей организатора, связанные с допуском на площадку и соблюдением настоящих Правил.

7. Временные ограничения допуска
7.1. Очная регистрация участников на площадке прекращается в 14:00 в день проведения мероприятия.
7.2. После 14:00 новые участники, ранее не прошедшие регистрацию на площадке, не допускаются на мероприятие независимо от причины опоздания, способа прибытия, статуса билета, наличия переписки или иных обстоятельств.
7.3. Установление финального времени допуска необходимо для соблюдения режима безопасности, предельной вместимости площадки, устойчивой работы ресепшн и недопущения хаотичного входа в активной фазе программы.

8. Выдача бейджа и его контроль
8.1. После успешного прохождения регистрации участнику выдаются персональный бейдж.
8.2. Бейдж и являются элементами системы допуска и визуальной идентификации участника на площадке.
8.3. Участник обязан носить бейдж в течение всего времени нахождения на территории мероприятия и предъявлять их по требованию представителей организатора, сотрудников площадки или охраны.
8.4. Отсутствие бейджа, попытка передать их иному лицу, самостоятельная замена, повреждение либо отказ носить указанные средства идентификации могут рассматриваться как нарушение порядка участия и являться основанием для удаления с площадки.

9. Поведение на площадке
9.1. Участники обязаны соблюдать законодательство, общественный порядок, требования площадки и общепринятые нормы делового и уважительного поведения.
9.2. На территории мероприятия участник обязан:
- уважительно относиться к другим участникам, спикерам, партнерам, подрядчикам и персоналу;
- соблюдать указания представителей организатора и площадки;
- не создавать препятствий для прохода и работы зон регистрации, залов, технических служб и служб безопасности;
- бережно относиться к имуществу площадки и организатора;
- соблюдать чистоту и установленный порядок нахождения на территории мероприятия.
9.3. Организатор вправе ограничить или прекратить пребывание лица на площадке в случае агрессивного поведения, отказа пройти предусмотренные процедуры допуска, попытки пройти по чужому приглашению, нарушения требований безопасности либо иных действий, мешающих проведению мероприятия.

10. Полномочия организатора
10.1. Организатор вправе в любое время вносить изменения в программу, расписание, состав спикеров, порядок допуска, внутреннюю логистику, отдельные элементы сервиса и иные параметры мероприятия, если такие изменения необходимы для надлежащего проведения мероприятия.
10.2. Организатор вправе определять достаточность документов, подтверждающих личность и право на участие, а также принимать окончательное решение по спорным ситуациям, связанным с допуском, регистрацией и соблюдением настоящих Правил.
10.3. Организатор вправе скорректировать численность персонала на регистрации, ресепшн, контроле доступа и сопровождении потока участников с учетом применяемых процедур идентификации, выдачи материалов и требований безопасности.
10.4. Организатор вправе использовать на входе и внутри площадки демонстративное присутствие охраны как элемент профилактики нарушений, контроля допуска и обеспечения порядка.

11. Основания для отказа в допуске или прекращения участия
11.1. Основаниями для отказа в допуске на площадку являются, в частности:
- отсутствие лица в списках допуска;
- непредъявление документа, удостоверяющего личность;
- невозможность сверки личности с регистрационными данными;
- отсутствие приглашения либо невозможность подтвердить его в установленном порядке;
- прибытие после окончания времени регистрации;
- отказ соблюдать процедуры допуска и требования представителей организатора.
11.2. Основаниями для прекращения участия после допуска на площадку являются, в частности:
- нарушение настоящих Правил;
- отказ носить бейдж;
- передача средств допуска иному лицу;
- нарушение общественного порядка, требований безопасности или законных указаний представителей организатора;
- совершение действий, препятствующих проведению мероприятия или создающих риски для других лиц.

12. Заключительные положения
12.1. Настоящие Правила подлежат размещению на сайте мероприятия, в форме регистрации, в письмах участникам либо иным способом, позволяющим обеспечить ознакомление участников с их содержанием.
12.2. Вопросы, не урегулированные настоящими Правилами, разрешаются Компанией и организатором исходя из целей обеспечения безопасности, соблюдения порядка, вместимости площадки и надлежащего проведения мероприятия.